Arqueo y cierre de Caja

¿Quieres saber cómo hacer un correcto arqueo y cierre de caja? Operar con una caja registradora es una habilidad importante para nuestro pequeño comercio. Hay que tener cuidado cuando se realiza, porque contar monedas no es tan fácil como parece.

Hacer un buen arqueo de caja evitará errores en la contabilidad.

Muchas tiendas todavía utilizan una caja registradora para las ventas. Las cajas registradoras de dinero son una opción conveniente para el negocio pues tienen llaves programables, hacen las tareas matemáticas, y proporcionan una localización segura para el efectivo.

La mayoría de las cajas registradoras operan de manera similar. Lo único que cambia es la configuración, no es lo mismo una caja registradora para tienda de ropa que para un clínica.

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¿Qué es un arqueo de caja?

Es básicamente el recuento del dinero que hay dentro de la caja para el comercio. Se hace un arqueo de cuántos billetes de 500 tenemos, cuantas monedas de 1€, las monedas que nos cuelan. Algunos tienen ordenador registradora, otros solo una pantalla.

Ejemplos de arqueo de caja

Seamos visuales con el cajón. Yo tengo un TPV en el ordenador instalado que me permite hacer rápidamente la cuenta contable de la caja y guardarla. He sacado una foto para que entendáis de lo que hablamos.

 

¿Qué es y cómo se hace un cierre de caja? Ejemplo de cierre de caja

Para que tengas un ejemplo de cierre de caja, se hace para evitar que no haya un descuadre. A mi me pasó un día que un cliente “pagó”, lo contabilicé como pagado y en algún momento se llevó su billete de 20€ y el cambio que le di.

Se me fue la olla, tuve pérdidas y una buena rallada mental toda la noche porque estaba en una época en la que vivía al céntimo.

Me di cuenta cuando cerré la caja. Y me acordé de que no cogí los 20€ y además el cliente que era habitual no volvió por la tienda el muy…

Es contabilidad pura y dura. 2 + 2 = 4. Y llevándolo a rajatabla todos los días perderás menos dinero. Ahora te voy a contar cómo empezar a actualizarte con la caja registradora y pasar a una versión de ordenador para ir más rápido con tus cuentas.

Conclusión: El cierre de caja ayuda a conocer si existe un descuadre (un faltante, un sobrante o una diferencia).

Lo reflejado en el libro de caja tiene que coincidir con lo que hay en la caja física, sino te estaría faltando dinero.

¿Quién realiza el cierre de caja?

En las tiendas o comercios pequeños el arqueo de caja lo hace la misma propietaria/o o el administrador/a.

Normalmente suele cuadrar con la misma persona que gestiona la caja. En el caso de las medianas y grandes empresas el arqueo lo realiza un revisor fiscal o un auditor interno.

¿Cuándo se hace el cierre de caja?

Es importante realizarlo al terminar la jornada laboral, una vez que tu comercio está cerrado y no haya ningún cliente paseando por la tienda por seguridad, sobre todo si vas a abrir la caja registradora sin llave.
Si tienes un turno y eres responsable, y viene otro empleado por la tarde, lo ideal sería que lo hicieras cuando terminas tu turno, para evitar problemas.
Así no tendrás problemas, ni tendrás que hacerte cargo de los descuadres que han sido generados en otros turnos.

Situaciones que puedes encontrar al realizar el cierre de caja.

– El saldo que hay no coincide con el dinero de la cuenta caja.

Esto está bien, porque ya tenías dinero para el cambio en la caja.

– El saldo es menor que el dinero en caja.

¡Falta dinero! ¿Habré dado mal el cambio? ¿He sacado todos los tickets que he vendido? ¿Me han timado ese día?

– El saldo resultante es mayor al dinero en caja.

¿Habrá caído del cielo y no me he enterado?

¿Por qué tengo un descuadre de caja?

Relaxing, tu solo piensa qué puede haber pasado.

Es posible tener alguna equivocación al realizar los cobros y/o pagos, o tener algún error al anotar las cantidades en el libro, o quizás en los justificantes de pago o de cobro.
Un software malo puede que te de errores en el registro contable o bien que se haya perdido algún justificante.

Consejos que te ayudarán a realizar el arqueo de caja y el cierre de caja.

– Cuando empieces el día, hazlo con una cantidad fija de dinero. Verifica la cantidad siempre antes de comenzar tu actividad.

–Te recomendamos que no hagas gestión de cobros con el dinero que hay en tu caja. Para ahorrarte dolores de cabeza paga con dinero externo.

–Cuando termine el día, cuenta el dinero. Cuándo tengas el total, resta el saldo inicial. Todo tiene que coincidir con las ventas que has realizado ese día.

Con este método conseguirás un proceso simple al no realizar los pagos de facturas o mercancías con el dinero de la caja.

Suma y resta, operaciones sencillas. Si no se te dan bien las mates y los números, esta forma de realizar el arqueo de caja es bastante simple. Tan solo restas el dinero de caja al saldo inicial y el resultado es el total de las ventas de ese día.

Diferencias entre la caja registradora y el terminal punto de venta (TPV o POS)

Si tienes un ordenador sería genial pasarte a un TPV virtual, porque no solo te lleva el arqueo de caja y su cierre, sino que además puedes hacer bases de datos de clientes e incluso ahorrarte la contabilidad con los gestores.

Contabilizar, Ganas clientes y además te evitas una gestoría. ¿Por qué no?

Los pequeños comercios siempre se esfuerzan por encontrar opciones más convenientes y rápidas. Algunos negocios han cambiado a un sistema de terminal punto de venta (TPV o POS). Una caja registradora es una máquina que hace un seguimiento de las transacciones de venta, mantiene el dinero y da el cambio.

Un sistema TPV es más que eso, ya que es un sistema computarizado que registra varios tipos de datos del negocio, rastrea el inventario y maneja las transacciones financieras. Hay que quitarse los máximos gastos posibles. Hay hasta TPV’s gratis en internet que te llevan la contabilidad y subes tus productos con tus fotos.

La mayor diferencia entre un sistema POS y una caja registradora es la comunicación y la eficiencia. Un sistema POS registra la transacción y también proporciona un seguimiento en tiempo real de cada artículo que el cliente compra. Por ejemplo, si un cliente compra un portátil, el sistema POS registra la compra y la información tributaria. Una vez obtenida la información, ésta se almacena en una base de datos y los que llevamos las cuentas en el pequeño comercio podemos acceder a ellas cuando queramos.Partes de una caja registradora.

Partes de una caja registradora para hacer arqueos de caja

Desarrollada a finales del siglo XIX, se utiliza una caja registradora en las tiendas minoristas. Aunque la caja registradora sigue siendo parte de las tiendas minoristas, las partes han cambiado para mostrar la tecnología de los tiempos.

Llaves

Las claves en la caja registradora consisten en un teclado numérico y botones como el subtotal, las claves totales y fiscales. La mayoría de estos no son necesarios ahora porque un escáner los ha sustituido, pero las claves de subtotal, total y fiscal siguen siendo comunes.

Escáner

El escáner lee el código de barras, que le indica el artículo y el precio. Esto es particularmente útil para los comerciantes, ya que les ayuda a no sólo llevar un registro de las ventas, sino también el inventario.

Cajón del efectivo

El cajón del efectivo es el lugar para guardar el dinero que los clientes pagan y un lugar para poner otros recibos para el pago de la mercancía tal como información de la tarjeta de crédito y cupones de regalo.

Impresora de tickets

La impresora produce el recibo que usted le da al cliente y una copia para el comerciante. Esto es importante para hacer un seguimiento de las ventas y el inventario.

Lector de tarjetas crédito

Un lector de crédito es otra manera de hacer un seguimiento de la venta cuando se hace en una tarjeta de crédito. El cliente inserta su tarjeta de crédito en el lector y a veces firma el lector de crédito; otras veces, necesita firmar el recibo.